IP Centrex – Die moderne Unified-Communications-Lösung

Zilla Medienagentur

Die Zilla Medienagentur GmbH aus Dortmund entwickelt für Unternehmen und Institutionen maßgeschneiderte Kommunikationslösungen. Die virtuelle Telefonanlage IP Centrex von DOKOM21 unterstützt die Kommunikationsprofis bei der effizienten Organisation der täglichen Arbeit.

Seit über 20 Jahren berät die Zilla Medienagentur GmbH mit Sitz in Dortmund Unternehmen, Privatpersonen, Institutionen und Verbände in allen Belangen der strategischen internen und externen Kommunikation sowie im Feld der Krisenkommunikation. Bei der effizienten Organisation der eigenen Kommunikation setzt die Zilla Medienagentur auf die softwarebasierte Telefonanlage IP Centrex von DOKOM21. Um die Einrichtung, Konfiguration und Wartung sowie die ständige Überwachung der hochmodernen Technik kümmern sich qualifizierte Fachleute von DOKOM21.

Telefonanlage in sichere Cloud von DOKOM21 verlagert

„Da unsere alte stationäre Telefonanlage technisch überholt und störanfällig war, wechselten wir zur virtuellen Telefonanlage IP Centrex“, berichtet Jürgen Wallinda-Zilla, Agenturgründer und geschäftsführender Gesellschafter der Zilla Medienagentur GmbH. Die Agentur nutzt ihren vorhandenen DOKOM21 Breitbandanschluss und hat ihre Telefonanlage in die sichere Cloud bzw. in die Rechenzentren von DOKOM21 verlagert. „Mit dieser Lösung können wir unsere Kommunikation äußerst flexibel gestalten und die Telefonanlage genau auf unsere Bedürfnisse zuschneiden. Gleichzeitig sparen wir Ressourcen für die technische Wartung und senken unsere Kosten.“

Exzellente Sprachqualität und viele Komfortleistungen

Die IP Centrex bietet eine exzellente Sprachqualität und viele Komfortleistungen. Dazu gehören sowohl Videotelefonie als auch die einfache Integration von Mobiltelefonen unter persönlichen Festnetznummern. Zusätzlich kann ein virtuelles Endgerät für mehrere Rufnummern als Ziel definiert und genutzt werden. Wächst das Unternehmen und sollen mehr Gespräche gleichzeitig geführt werden, so lässt sich die Anzahl der nutzbaren Telefonkanäle kurzfristig erweitern.

„Die IP Centrex passt hervorragend zu unseren Bedürfnissen als dynamische Kommunikationsagentur. Wir betrachten alle Aufgaben und Herausforderungen einer modernen Kommunikation aus einer interdisziplinären Sichtweise. Dies gilt vor allem für die Vernetzung analoger und digitaler Kommunikationskanäle“, erklärt Wallinda-Zilla. Im Laufe der letzten Jahre transformierte er sein Unternehmen von der klassischen Medienberatung zu einer strategischen Kommunikationsagentur, die seit 2021 zur CPTR-Gruppe gehört. „Die Zilla Medienagentur steht für zielorientierte, crossmediale B2B- und B2C-Kommunikationsberatung. Ob digitale Kommunikation, Bewegtbildproduktion oder klassische PR: Wir entwickeln gemeinsam mit unseren Kunden maßgeschneiderte Kommunikationslösungen.“

Einfacher Weg zur neuen virtuellen Telefonanlage

Für den Agenturinhaber begann die effiziente Unterstützung durch DOKOM21 schon vor dem Vertragsabschluss für die neue virtuelle Telefonanlage: Nach einem Klick auf der DOKOM21 Website mit Bitte um Terminvereinbarung erfolgte kurzfristig der Rückruf des persönlichen Kundenbetreuers von DOKOM21 und ein erster Beratungstermin wurde vereinbart. „Dabei wurden wir nicht nur umfangreich beraten, sondern wir konnten die neue Telefonanlage direkt im ersten Termin erleben und auch gleich unterschiedliche Telefone testen“, berichtet Wallinda-Zilla. „Unser DOKOM21 Kundenbetreuer hat uns den Weg von der alten Telefonanlage hin zur neuen virtuellen Anlage ausführlich erläutert sowie alle unsere Fragen verständlich beantwortet. Das individuelle Angebot von DOKOM21 für unsere neue Telefonanlage lag uns kurzfristig vor. Nach dieser kompetenten Beratung fiel uns die Entscheidung für die IP Centrex nicht schwer und sie hat sich für unsere Agentur auf jeden Fall ausgezahlt.“

Bereits wenige Tage nach der Beauftragung stand die neue Telefonanlage bereit zur Installation und es wurde ein Wunschtermin in der Agentur vereinbart. Zwei Techniker von DOKOM21 installierten die neue Telefonanlage schnell und umsichtig. Bereits nach kurzer Zeit konnten die rund 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zilla Medienagentur mit den neuen Telefonen in der abgesicherten Cloud von DOKOM21 telefonieren. Alle Rufnummern und Adressbücher aus der alten Anlage wurden unverändert übernommen und konnten sofort wieder genutzt werden. „Die Installation verlief für uns während des Geschäftsbetriebs absolut reibungslos. Die beiden DOMOM21 Monteure waren ein eingespieltes Team, die genau wussten, was zu tun ist,“ freut sich Wallinda-Zilla.

Persönlicher Ansprechpartner steht hilfreich zur Seite

Im Vorfeld und während des gesamten Umstellungsprozesses stand der persönliche Ansprechpartner von DOKOM21 allen Nutzern der Anlage hilfreich zur Seite. „Technische Nachfragen wurden direkt beantwortet und zufriedenstellend geklärt. Diese kompetente Begleitung durch einen persönlichen Ansprechpartner hebt DOKOM21 klar positiv vom Wettbewerb in der Telekommunikationsbranche ab“, bestätigt der Geschäftsführer. „Als ein in Dortmund verwurzeltes Kommunikationsunternehmen wissen wir diese persönliche und lokale Nähe sehr zu schätzen. Wenn immer möglich, kaufen wir Produkte und Leistungen lokal ein.“

Für das Team der Zilla Medienagentur ist es Alltag, schnell und effizient auf allen Kanälen sowie an allen Orten zu kommunizieren. „Selbstverständlich wollen und müssen wir für unsere Kunden, Medien und Partner jederzeit erreichbar sein. Dabei ist die IP Centrex für uns ein wertvolles Tool, das wir nicht mehr missen wollen“, sagt der Agenturinhaber. „Die Sprachqualität der IP-Telefonie ist gut. Die Telefonendgeräte sind benutzerfreundlich und im Alltag einfach zu bedienen. Ich bin mit der IP Centrex super zufrieden. Die virtuelle Telefonanlage macht genau das, was wir in der Agentur brauchen.“

Homeoffice-Arbeitsplätze schnell und einfach einrichten

Wechselt ein Mitarbeiter von seinem Büroarbeitsplatz in der Agentur ins Homeoffice, so nimmt er sein Telefonendgerät einfach mit und integriert es zuhause in sein Netzwerk mit einem PC oder Mac. So ist jeder Mitarbeiter stets unter seiner bekannten Telefonnummer erreichbar und telefoniert auch unter dieser angezeigten Nummer. Zusätzlich können bei der Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen mit der virtuellen Telefonanlage einfach und bequem Rufumleitungen eingerichtet werden. Die bekannten Nummern bleiben so auch zuhause bestehen.

Softwarelösung UC Client: Kommunikation wird noch flexibler

Mit dem DOKOM21 UC Client wird die Kommunikation in der Agentur und im Homeoffice noch flexibler. Mit der Aktualisierung der IP Centrex ist der Grundstein für eine Unified Communication-Umgebung gelegt. Alle Kommunikationsdienste werden in einer zentralen Benutzeroberfläche zusammengeführt.

Der UC Client überzeugt als zukunftssichere Kommunikationslösung, die einfach zu administrieren ist: Mit dem Login in myApps wird immer dasselbe Portfolio an Programm-Modulen für den User sichtbar, unabhängig von seiner individuellen Hardware-Plattform. Unter dem Communications-Client verbinden sich Anwendungen und Applikationen zu einer einheitlichen Arbeits- und Kommunikationsumgebung. Damit verfügt der Anwender über einen einheitlichen Client für sämtliche Plattformen und Endgeräte – im Büro, zuhause oder mobil.

Der Geschäftsführer ist von der Leistungsstärke der IP Centrex begeistert: „Das flexible Arbeiten an unterschiedlichen Orten unterstützt die IP Centrex hervorragend. Wir realisieren über die IP Centrex auch sichere Videokonferenzen zwischen unserer Agentur in Dortmund und den Kollegen in unserer Partneragentur in Köln. Auch geschützte Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern an verschiedenen Standorten lassen sich mit der IP Centrex schnell und einfach umsetzen.“

Technisch und betriebswirtschaftlich optimale Lösung

Anstatt für den Kauf einer neuen stationären Telefonanlage eine größere Investition vornehmen zu müssen, entschied sich die Zilla Medienagentur für eine monatliche Miete für die virtuelle Telefonanlage, die Telefonendgeräte und die Bereitstellung der Services von DOKOM21. „Die monatliche Miete ist geringer als die Kosten, die wir vorher gehabt haben. Wir profitieren von einer modernen Telefonanlage, die uns bei unserer Arbeit optimal unterstützt und uns alle Möglichkeiten bietet, die wir brauchen. Die IP Centrex ist für uns technisch und betriebswirtschaftlich die optimale Lösung“, sagt Wallinda-Zilla.

Bei Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen besonders von der virtuellen Telefonanlage profitiert

Die Sozialpädagogische Initiative Unna e.V. (SPI Unna) ist seit über 30 Jahren ein freier Träger der Jugendhilfe in Unna und beschäftigt insgesamt über 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Rund die Hälfte davon ist im Bereich Schulbegleitung von Kindern mit besonderem Förderbedarf in der Eins-zu-Eins-Betreuung tätig. Der Bereich Inklusion wird von einem fünfköpfigen Leitungsteam koordiniert, das an einem eigenen Standort arbeitet, der mit in die virtuelle Telefonanlage IP Centrex von DOKOM21 eingebunden ist. „Durch die IP Centrex ist unser Team stets optimal erreichbar“, sagt Sabine Mertens, kaufmännische Leiterin Sozialpädagogische Initiative Unna e.V. und nennt einen weiteren Vorteil: „Eine Mitarbeiterin, die viel im Büro unterwegs ist, arbeitet gerne mit Headset, das sie ganz bequem mit der Anlage verbinden kann. Sie erledigt ihre Telefonate häufig entspannt laufend bei der Arbeit.“ Die SPI Unna betreut mehrere Grundschulen im Rahmen der Offenen Ganztagsschule und hat drei Kindertagesstätten in ihrer Trägerschaft. Im Auftrag des Jugendamtes leistet der Verein zudem Hilfe zur Erziehung von Kindern und Jugendlichen. „Dieses Team hat bei der Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen ganz besonders von der virtuellen Telefonanlage profitiert.

Die Installation war überhaupt kein Problem. Hier haben wir bei DOKOM21 persönliche Ansprechpartner, die uns immer sehr flexibel und schnell helfen. Und auch die Bedienung der Anlage hat sich als sehr anwenderfreundlich erwiesen“, ist die kaufmännische Leiterin sehr zufrieden. Der Verein betreibt zudem ein eigenes Bildungswerk an einem weiteren Standort, der ebenfalls in die Telefonanlage miteingebunden ist. Selbstverständlich spielt die IP Centrex ihre Vorteile auch bei der täglichen Arbeit am Sitz der Verwaltung in Unna aus. „Auch hier haben wir flexible Homeoffice-Lösungen geschaffen. Das funktioniertmit der IP Centrex hervorragend“, berichtet Sabine Mertens. „Da alle Mitarbeiter an allen Standorten mit einheitlichen konstanten Telefonnummern arbeiten, nehmen uns Anrufer von außen immer als eine professionelle Einheit wahr. Die Telefonanlage von DOKOM21 ist eine sehr komfortable Lösung, die uns bei unserer vielfältigen Arbeit sehr unterstützt.“

Die Auslandsgesellschaft.de e.V. mit Sitz in Dortmund baut Brücken zwischen Menschen unterschiedlicher Herkunft, zwischen Völkern, Gesellschaftsordnungen und Kulturen. Bei der effizienten Kommunikation und Organisation ihrer täglichen Arbeit hilft den rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die virtuelle Telefonanlage IP Centrex von  DOKOM21. Die Auslandsgesellschaft hat 50 Telefon-nebenstellen und sechs Telefongruppen eingerichtet. "Wir haben uns bewusst für DOKOM21 als lokalen Partner entschieden. Das hat sich bereits bei der Installation der Anlage als die richtige Entscheidung erwiesen. Wir profitieren von einem kurzen Dienstweg und einem Super-Support", sagt Marc Frese, geschäftsführender Vorstand der Auslandsgesellschaft.de e.V. Die Auslandsgesellschaft bietet Veranstaltungen mit politisch-gesellschaftlichem und interkulturellem Fokus, Seminare, weltweite Studien- und Sprachreisen, Sprachkurse und internationalen Austausch. "In den Programmschwerpunkten Sprachen, Reisen und Veranstaltungen und für unsere Verwaltung ist es extrem wichtig, verlässlich für unsere Kunden erreichbar zu sein.

Dabei  unterstützt uns die IP Centrex sehr gut. Die Sprachqualität und die Erreichbarkeit stimmen. Die Endgeräte sind sehr benutzerfreundlich. Wir haben keinerlei Ausfallzeiten", berichtet Frese. "Mit der Telefonanlage haben wir eine sehr gute Wahl für unsere tägliche Arbeit getroffen." Die IP Centrex erlaubt es dem Team zudem, schnell und einfach Telefonkonferenzen mit mehreren Teil nehmern abzuhalten. Durch den USB-Anschluss an den Endgeräten können die Nutzer auf Wunsch mit Headset telefonieren. "Auch bei der Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen macht es uns die Anlage sehr einfach, Rufumleitungen einzurichten und die telefonische Erreichbarkeit unserer Mitarbeiter unter den bekannten Telefonnummern sicherzustellen", sagt Christian Naber, IT-Mitarbeiter der Auslandsgesellschaft. "Zudem schätzen wir die bequeme Einrichtung von Telefongruppen. So ist sichergestellt, dass unsere Kunden stets einen direkten persönlichen Kontakt zu uns haben."

Dortex

Ob Kleidung, Sportartikel oder Möbel: Ganz unterschied­liche Branchen bedient die Firma Dortex mit passenden Etiketten. Kunden können diese telefonisch bestellen und im Online­Shop nach ihren Wünschen konfigurieren, konfektionieren und somit Material, Größe, Form und Auf­schrift selbst bestimmen. Wer Hilfe benötigt, der kann sich an die Dortex­ Hotline wenden.

Mit IP Centrex hat der Etiketten­Hersteller ein System ge­funden, das sich durch hohe Qualität auszeichnet und den engen, schnellen und direkten Kontakt mit den Kunden ermöglicht – denn darauf ist das Dortmunder Unterneh­men angewiesen. Falls das Telefonaufkommen die perso­nellen Möglichkeiten des Betriebs überschreitet, werden die Anrufer zu einem externen Call­Center weitergeleitet.

Im Ergebnis hat sich diese Maßnahme nachhaltig auf die Umsatzzahlen ausgewirkt. „Unser Wachstum geht ganz entscheidend auf die Arbeit und den Service des Telefon­dienstleisters zurück“, betont Dortex­Geschäftsführer Burk­hard Dohmann. „Wir sind jetzt dauerhaft erreichbar, sieben Tage die Woche und 16 Stunden am Tag.“ Die geschulten Kräfte kennen das komplette Sortiment, beantworten alle Fragen und helfen bei Bedarf weiter. Der Erfolg des Service ist messbar. Kunden geben dem Unternehmen bei Online­-Abstimmungen Bestnoten. Durch den wirtschaftlichen Erfolg wächst das rund 30­köpfige Unternehmen derart, dass die Räume im Oestricher Gewerbegebiet nicht mehr reichen und Dortex in einen zweistöckigen Neubau im Ortsteil Bodelschwingh umzieht.

Evangelische Georgs-Kirchengemeinde

Drei Kirchen, zwei Gemeindebüros und drei Gemeindebezirke, rund 40 hauptamtliche und über 800 ehrenamtliche Mitarbeiter: Optimale Kommunikation ist für die Evangelische Georgs-Kirchengemeinde Dortmund eine anspruchsvolle Herausforderung. Um im Bereich der Telefonie den Wünschen und Bedürfnissen entsprechend aufgestellt zu sein, hat sich die Gemeinde für IP Centrex entschieden. Ein maßgeblicher Vorteil der Technik liegt für sie darin, eine einzige Telefonanlage für verschiedene Standorte nutzen zu können. Vorbei sind die Zeiten, in denen die zahlreichen Einrichtungen komplett unterschiedliche Rufnummern hatten. Sie wurden zugunsten einer Zentralnummer mit entsprechenden Durchwahloptionen abgelöst. Damit keine Anrufe ins Leere laufen, existieren neben den neuen Telefonnummern die alten auch weiterhin.

Die Vermittlung von Gesprächen, der Austausch von Informationen sowie die Erreichbarkeit von Mitarbeitern optimieren die Gemeindearbeit seitdem erheblich. Auf diese Weise konnte sowohl der eigene Service weiter ausgebaut, als auch zur Entlastung der Mitarbeiter beigetragen werden: Wenn beispielsweise Eltern die Kindergartengruppe ihres Sohnes oder ihrer Tochter erreichen möchten, müssen sie sich jetzt nicht mehr erst im Kita-Büro melden, sondern können gleich den jeweiligen Gruppenraum anwählen. Aufgeschaltet zu dem Telefonsystem sind die Mobilfunkgeräte der Küster in der Gemeinde. Da es ihr Aufgabengebiet bedingt, stets unterwegs zu sein, ist es nun mit IP Centrex möglich, sie so zeitnah wie möglich unter der gewohnten Festnetz-Durchwahl auch mobil zu erreichen und damit Abstimmungsprozesse zu vereinfachen.